Organiser un événement à Dubaï peut être une expérience enrichissante. Cette ville dynamique offre des sites de classe mondiale, des options de divertissement étonnantes et une variété d’influences culturelles. Ces facteurs permettent à votre événement de se démarquer.
Que vous planifiez un événement d’entreprise, un mariage ou un festival à grande échelle, Dubaï dispose des installations et de l’infrastructure nécessaires pour soutenir tous les types d’événements. Voici un guide étape par étape pour vous aider à organiser votre événement avec succès à Dubaï.
10 étapes clés à suivre pour réussir son évènement à Dubai
Découvrez ces étapes si importantes avec nos experts en marketing évènementiel.
Étape 1 : Déterminer le type et l’objectif de l’événement
La première étape de la planification d’un événement consiste à définir le type d’événement que vous souhaitez organiser et son objectif.
Organisez-vous un séminaire d’entreprise, un salon professionnel, le lancement d’un produit ou un mariage ? Chaque type d’événement a ses propres exigences.
Le fait de clarifier l’objectif de votre événement influencera les décisions que vous prendrez, notamment en ce qui concerne le lieu, les fournisseurs et le public.
Points clés à prendre en considération :
- Quel est le public ciblé ?
- Quels sont les objectifs de l’événement ?
- Quel message voulez-vous faire passer ?
Étape 2 : Fixer un budget
L’établissement d’un budget réaliste est essentiel à la réussite de votre événement. Dubaï offre un large éventail de services et de lieux, du plus économique au plus luxueux.
Une bonne compréhension de votre budget vous aidera à hiérarchiser vos dépenses, qu’il s’agisse du lieu, du traiteur, des divertissements ou du marketing.
Conseils en matière de budget :
- Réservez toujours 10 à 15 % de votre budget pour les dépenses imprévues.
- Négociez avec les fournisseurs pour obtenir de meilleurs tarifs.
- Comparez les devis de plusieurs fournisseurs et faites jouer la concurrence.
Étape 3 : Choisir le lieu adéquat
Dubaï dispose d’une grande variété de lieux d’événements, depuis les hôtels emblématiques et les stations balnéaires jusqu’aux centres de conférence high-tech et aux espaces en plein air.
Lorsque vous choisissez un lieu, tenez compte de la taille de votre événement, de l’emplacement et des besoins de votre public.
La proximité des hôtels, la disponibilité d’un parking et la facilité d’accès sont des facteurs clés.
Principales options de lieux à Dubaï :
- Atlantis, The Palm – Idéal pour les événements de grande envergure.
- Dubai World Trade Centre – Idéal pour les expositions et les conférences.
- Jumeirah Beach Hotel – Idéal pour les mariages et les événements d’entreprise en bord de mer.
Étape 4 : Obtenir les autorisations nécessaires
Les organisateurs d’événements à Dubaï doivent obtenir les permis et approbations nécessaires auprès du Dubai Department of Tourism and Commerce Marketing (DTCM).
Qu’il s’agisse d’un événement public ou privé, certaines autorisations sont obligatoires.
Marche à suivre pour obtenir un permis :
- Faire une demande sur le portail du DTCM.
- Soumettre les documents requis, tels que les contrats des lieux et les détails de l’événement.
- Veiller au respect des règles de sécurité et de sûreté.
Étape 5 : Engager des experts en marketing évènementiel
En fonction de la complexité de votre événement, il est judicieux de faire appel à une agence marketing évènementiel à Dubai.
Dubaï compte plusieurs sociétés de gestion d’événements de premier plan, expérimentées au niveau local, qui peuvent s’occuper de tout, de la logistique et de la décoration aux divertissements et à la gestion des invités.
Pourquoi engager des experts ?
- Ils connaissent le marché local et les fournisseurs.
- Ils peuvent s’occuper de la logistique et de votre stratégie marketing pour vous faire gagner du temps.
- Ils ont l’expérience de la gestion de grandes foules et d’événements très médiatisés.
Étape 6 : Planifier la logistique
La logistique est un élément essentiel de l’organisation d’un événement, et Dubaï dispose d’une infrastructure de classe mondiale pour la prendre en charge.
Planifiez à l’avance le transport, l’hébergement et l’arrivée des invités.
Pour les événements plus importants, vous devrez peut-être prévoir des services de navette, de sécurité et d’enregistrement des invités.
Liste de contrôle logistique :
- Organisez le transport des invités de marque.
- Mettez en place un service de sécurité pour les événements de plus grande envergure.
- Planifiez l’inscription des participants et l’émission des billets.
Étape 7 : Faire le choix du traiteur et des divertissements
La nourriture et les divertissements sont des éléments majeurs qui peuvent faire ou défaire votre événement. Dubaï propose diverses options de restauration, de la cuisine locale émiratie aux plats internationaux. En ce qui concerne les divertissements, Dubaï offre un large éventail d’options, telles que la musique en direct, les DJ et les spectacles culturels.
Options de restauration populaires :
- Cuisine émiratie pour une expérience culturelle.
- Buffets internationaux pour un public varié.
- Stations de cuisine en direct pour un élément interactif.
Étape 8 : Commercialiser votre événement
Le marketing de votre événement est essentiel pour attirer les participants.
Les plateformes de médias sociaux comme Instagram, Facebook et LinkedIn sont populaires à Dubaï et peuvent vous aider à atteindre rapidement votre public cible.
Vous pouvez également collaborer avec des influenceurs pour stimuler la notoriété de l’événement.
Stratégies de marketing :
- Créez une page dédiée à l’événement sur les médias sociaux.
- Utilisez des publicités payantes pour atteindre un public plus large.
- Établissez des partenariats avec des influenceurs ou des blogueurs locaux.
Étape 9 : Assurer la gestion sur place
Le jour de l’événement, il est essentiel d’avoir une équipe dédiée sur place pour gérer la logistique.
Assurez-vous d’avoir une personne de référence pour chaque aspect de l’événement, y compris l’inscription des invités, la restauration, les divertissements et l’assistance technique.
Passez en revue le programme de l’événement avec votre équipe pour vous assurer que tout se passe bien.
Liste de contrôle pour le jour de l’événement :
- Effectuez une vérification du son et de l’éclairage.
- Veillez à ce que le lieu de l’événement soit aménagé conformément au plan.
- Préparez des solutions de secours en cas d’urgence.
Étape 10 : Entretenir un suivi après l’événement
Une fois l’événement terminé, le suivi est crucial. Recueillez les commentaires des participants, analysez le succès de l’événement et partagez les photos et vidéos de l’événement pour maintenir l’engagement.
Si l’événement était payant, remerciez votre public et envoyez des sondages pour recueillir des informations en vue d’améliorations futures.
Stratégies post-événement :
- Envoyez des courriels de remerciement aux participants et aux partenaires.
- Partagez les faits saillants et les moments clés sur les médias sociaux.
- Recueillez des commentaires par le biais d’enquêtes en ligne.
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